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Gli hotel, le aziende o altre attività siano esse di piccole o grandi dimensioni, sono delle strutture complesse, al cui interno lavorano molte diverse figure professionali. Ogni figura professionale che scende in gioco in un hotel o in un'azienda è di fondamentale importanza per la gestione dell’intera struttura e attività. Di certo però esistono delle figure chiave, senza le quali la gestione della struttura sarebbe impossibile, figure che si interfacciano con tutte le altre in modo costante affinché questo complesso organismo possa funzionare alla perfezione. Tra le figure chiave, la receptionist.

Receptionist: di cosa si occupa questa figura chiave

La receptionist è una figura professionale di fondamentale importanza in quanto ha il compito di gestire il check in dei clienti, di assegnare le camere o un ingresso e di assisterli durante tutta la durata della visita in modo che possano ottenere informazioni, in modo che tutte le loro esigenze possano essere soddisfatte, in modo insomma che il soggiorno risulti quanto più possibile piacevole. Durante il soggiorno o una visita in azienda è possibile che alcuni ospiti o clienti incorrano in qualche piccolo problema. Facciamo qualche esempio. In un Hotel ci sono ospiti che hanno prenotato una camera tripla e che si ritrovano invece per sbaglio a soggiornare in una camera doppia, troppo piccola per le loro esigenze. È possibile che durante il soggiorno l’impianto di condizionamento della stanza non funzioni. Gli ospiti potrebbero non riuscire a trovare all’interno della stanza alcune delle attrezzature che sono elencate sul sito web, come l’asciugacapelli. A chi fanno riferimento gli ospiti in caso di problemi di questa tipologia? Alla receptionist ovviamente, receptionist che deve trovare il modo, in prima persona o facendo affidamento su terzi, di risolvere quei problemi al più presto.

La receptionist è anche la figura professionale che deve farsi carico di eventuali servizi offerti anche a clienti esterni all’hotel o all'azienda. Pensiamo ad esempio agli hotel con sala congressi, sala che può essere affittata anche a persone esterne, oppure ad hotel in possesso di ristoranti, bar, sale da tè, piscine e simili. Non solo, la figura delle receptionist è fondamentale anche al momento della partenza, quando è necessario infatti sbrigare le pratiche di check out, eventuali pagamenti, fatture. La receptionist deve essere preparata quindi su più versanti. Deve conoscere quell’hotel e tutti i servizi che offre, ma deve anche conoscere alla perfezione modalità di pagamento accettate, metodi di fatturazione e simili.

Receptionist: le competenze che deve assolutamente possedere

Adesso che abbiamo chiari quali siano i compiti che una receptionist deve svolgere, cerchiamo di elencare tutte le competenze che sono necessarie per svolgere al meglio questo lavoro:
- Capacità organizzative. Una buona organizzazione è d’obbligo per riuscire a gestire al meglio tutti i clienti e per riuscire a rispondere in modo puntuale a quelle che sono le loro esigenze.
- Precisione. Organizzazione, sì, ma anche precisione. Perché i documenti devono essere sempre al loro posto, così come le prenotazioni e tutte le richieste da parte degli ospiti.
- Gentilezza. Ovviamente una receptionist deve essere sempre gentile con gli ospiti dell’hotel, con il sorriso sulle labbra, divertente ma non invadente.
- Problem solving. Questa è una dota fondamentale per riuscire a risolvere tutti i problemi in cui gli ospiti potrebbero incorrere con mente salda e in modo veloce ed efficiente.
- Competenze amministrative. Sono competenze necessarie per il check in, il check out, i pagamenti, le fatture e simili.