Cosa fa la Receptionist ?

Receptionist: quali sono i suoi compiti? 

Quella della receptionist è senza alcun dubbio una delle figure in assoluto più importanti in un hotel. La receptionist è la prima persona con cui gli ospiti dell' hotel si interfacciano infatti. Spesso si interfacciano a lei ancora prima di arrivare in hotel, al momento della prenotazione o nel caso di richiesta di informazioni sia telefonicamente che via mail. Non appena arrivati in hotel, è alla reception che gli ospiti si recano, per poter effettuare il check in e ricevere le chiavi della loro stanza. Non solo, alla receptionist infatti si chiedono informazioni su ogni possibile servizio che l’hotel offre, sugli orari della colazione o della piscina, su come prenotare eventuali visite guidate in città e molto altro ancora. 

Senza dimenticare poi che in caso di problemi è proprio alla receptionist che i clienti fanno affidamento, nel caso in cui ad esempio non sia presente l’asciugacapelli in camera, nel caso in cui il riscaldamento non funzioni adeguatamente, nel caso in cui vi sia bisogno di un cuscino in più per ottenere un maggiore comfort e simili altre piccole richieste. Piccole sì, ma che permettono agli ospiti di sentirsi coccolati, richieste che quindi se vengono soddisfatte con gentilezza e puntualità possono rendere quel cliente soddisfatto al cento per cento, un cliente che torna e che offre recensioni più che positive del suo soggiorno. 

Compiti della receptionist

Come abbiamo appena avuto modo di vedere i compiti di una receptionist di hotel sono innumerevoli. Cerchiamo di elencarli così da comprendere appieno il suo lavoro:
●    Check in e check out dei clienti. 
●    Pagamenti e fatture. 
●    Dare informazioni su ogni servizio dell’hotel. 
●    Farsi carico di servizi dedicati anche a chi non è ospite dell’hotel, come noleggio sala meeting, accesso alla piscina o alla spa, cena al ristorante. 
●    Risolvere eventuali problemi in cui gli ospiti potrebbero incorrere. 
●    Soddisfare ogni richiesta degli ospiti, nei limiti ovviamente del possibile.

Affinché una receptionist possa assolvere a tutti questi compiti al meglio, deve conoscere alla perfezione la struttura ricettiva e tutti i servizi che offre, nonché gli eventuali servizi extra che possono essere richiesti a terze persone. Deve essere gentile, empatica, affabile nei confronti della clientela. Deve essere in possesso di ottime doti organizzative e di una eccellente capacità di problem solving. 

Receptionist: non è detto che sia necessario assumerla 

Una receptionist deve svolgere molti compiti ed essere in possesso quindi delle giuste competenze. Andare alla ricerca di una receptionist  di alto livello per il proprio hotel non è affatto semplice! Proprio per questo motivo ci teniamo a ricordare che non è detto che sia necessario assumere questa figura professionale in modo diretto. È infatti oggi come oggi possibile anche scegliere di fare affidamento su un servizio in outsourcing. Facendo una scelta di questa tipologia, non si deve gestire la reception in modo diretto. Ci pensa una ditta specializzata, con un team di receptionist di altissimo livello, già debitamente formate. Ci pensa una ditta specializzata esterna all’hotel stesso. 

Si tratta di un grande vantaggio. Si ha la certezza che la figura professionale che lavorerà all’hotel sarà di alta qualità, in possesso delle giuste competenze. Si risparmiano molti soldi, perché non si deve assumere in modo diretto una persona e perché si tratta di spese che possono essere portate in detrazione. Inoltre si ha modo di ottenere un’efficienza elevata, così da non restare mai senza receptionist, così da poter rispondere in modo professionale ad ogni possibile esigenza e richiesta da parte dei clienti.